Zahlen & Unterlagen
Objektakte: Aus Ordnern eine übergebbare Akte machen
Für Eigentümer mit verstreuten Unterlagen, für Erben und für alle, die ein Objekt neu übernehmen oder abgeben.
Die Ausgangssituation
Der Mietvertrag von 1998 liegt im Keller, der Wartungsvertrag im E-Mail-Postfach, der Grundriss fehlt. Spätestens bei Verkauf, Finanzierung oder Verwalterwechsel kostet das Wochen.
Was Sie davon haben
Sie erhalten einen Dokumentenindex, eine Liste der fehlenden Unterlagen und eine digitale Akte, die Sie jederzeit vollständig exportieren können.
Die acht Bausteine im Einzelnen
Verträge, Pläne und Protokolle inventarisieren
Alles Vorhandene wird gesichtet und in einer Liste erfasst.
Papierunterlagen digitalisieren
Papier wird gescannt und lesbar abgelegt.
Dokumente nach Objekt und Einheit zuordnen
Jedes Dokument wird dem Objekt bzw. der Einheit zugeordnet.
Wartungsnachweise und Prüftermine erfassen
Wartungsnachweise und nächste Prüftermine werden erfasst.
Beleglisten für die Steuerberatung aufbereiten
Für Ihre Steuerberatung entsteht eine geordnete Belegliste.
Vertragsfristen und Kündigungstermine verwalten
Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen werden vorgemerkt.
Datenraum für berechtigte Empfänger bereitstellen
Berechtigte Personen erhalten Zugriff auf einen geschützten Datenraum.
Vollständigen Export bei Vertragsende ermöglichen
Bei Vertragsende erhalten Sie einen vollständigen Export.
Wer macht was?
Helping Immo
Sichtung, Digitalisierung, Zuordnung, Fristenliste.
Fachpartner
Steuerberatung für steuerliche Bewertung; Archivdienst bei sehr großen Beständen.
Sie entscheiden
Entscheidung, welche Originale aufbewahrt oder vernichtet werden.
Enthalten
- Dokumentenindex
- Fehlunterlagenliste
- Fristenliste
- Export
Separat zu beauftragen
- Steuerberatung
- Beschaffung fehlender Unterlagen bei Behörden (Gebühren)
Wichtige Abgrenzung
Belegorganisation ist keine Zusage eigener Steuerberatung. Aufbewahrung, Zugriffsrechte und Löschung nach Dokumentart festlegen.
Ablauf
Übernahme
Ordner und Dateien werden übergeben.
Inventur
Erfassen, scannen, zuordnen.
Ergebnis
Index, Lückenliste, Fristen.
Pflege
Laufende Ablage im Mandat oder Übergabe an Sie.
Was wir von Ihnen brauchen
- Zugang zu allen vorhandenen Unterlagen
- Angabe der Berechtigten
Vergütung
Für diese Leistung gibt es noch keinen freigegebenen Festpreis. Sie erhalten nach der Aufnahme ein schriftliches Angebot mit Mindestumfang, Fahrtkosten und allen Fremdkosten. So berechnen wir
Beispiel
Häufige Fragen
Machen Sie meine Steuererklärung?
Nein. Wir bereiten Belege auf; die steuerliche Beratung bleibt bei Ihrer Steuerberatung.
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Das hängt von der Dokumentart ab. Wir legen Fristen pro Art fest und nennen keine pauschale Frist.
Wer hat Zugriff auf die digitale Akte?
Nur die von Ihnen benannten Personen mit eigener Anmeldung.
Was passiert mit den Originalen?
Sie bleiben Ihr Eigentum und werden zurückgegeben oder nach Ihrer Entscheidung behandelt.
Kann ich die Akte später mitnehmen?
Ja. Ein vollständiger Export ist fester Bestandteil.
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